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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Todo ente debe contar con un manual de procesos y procedimientos que determine los lineamentos sobre los cuales se rigen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada unos de las unidades que la conforman con el fin de que se cumplan sus objetivos de corto y largo plazo.
PROCESO ADMINISTRATIVO
- El administrador dispondrá de un espacio de tiempo establecido y publicado en cartelera para la atención de requerimientos y oportunidades de mejora por parte de copropietarios, residentes y proveedores.
- Llevar registro organizado y numerado y fechado de cada solicitud realizada por copropietarios, proveedores y/o cualquier otra persona o entidad, sea verbal, escrita o vía correo, así como evidencia documental de la solución dada con fecha.
- Llevar archivo de correspondencia entrante y saliente numerada y organizada de forma cronológica.
- Remitir oportunamente los avisos de incumplimiento de las obligaciones o normas a los copropietarios infractores, permitiendo el debido proceso.
- Avisara la comunidad sobre la disponibilidad de parqueaderos comunales, cuando un residente pierda el derecho por atraso en expensas comunes.
- Levantar acta de entrega de salón social cuando se alquile, la inspección visual del mismo será realizado por la empresa de seguridad dejándolo por escrito en el formato de alquiler.
- Gestionar y velar por la oportuna entrega de la contabilidad.
- Presentar al consejo de administración informe de gestión mensual conforme a las evidencias solicitadas en cada uno de los procesos.
- Mantener la oficina de administración en perfecto estado de orden y aseo, con documentación clasificada, archivada y visiblemente agradable.
El proceso administrativo comprende todas las actividades que permiten el normal funcionamiento del Conjunto Residencial, por lo cual se establecen los siguientes procedimientos:
MANTENIMIENTOS
- Elaborar al iniciar cada periodo fiscal un cronograma de mantenimiento anual de la copropiedad el cual deberá cumplir siempre que los ingresos lo permitan. Esto Incluye mantenimiento eléctrico, hidráulico, canales y bajantes, cajas de aguas negras, fumigación, jardinería y poda, ornamentación y pintura interiores y exteriores.
- Realizar un plan de trabajo mensual del todero con seguimiento y evidencia semanal del mismo.
- Llevará un inventario de herramientas de trabajo, equipos y bienes de la administración y la copropiedad, con un informe de inspección del estado mensual de los bienes.
- Llevará bitácoras de mantenimiento de la copropiedad de forma organizada y cronológica.
SEGURIDAD
- Establecer en conjunto con la empresa de Seguridad las funciones específicas de los vigilantes para nuestra copropiedad, registro de vehículo, registro de visitantes, registro de novedades en bitácoras.
- Realizar revisiones semanales aleatorias a los videos de seguridad que permita controlar la calidad del servicio recibido. Llevar planilla de evidencia de la gestión.
- Revisar diariamente bitácora de empresa de vigilancia y firmar como evidencia.
- Llevar un control estricto semanal de los ingresos recibidos por venta de gaseosa realizando un arqueo de facturas y planillas de venta, consignando dichos ingresos semanalmente en la cuenta de la copropiedad dejando única y exclusivamente el valor de base.
- Gestionar oportunamente los requerimientos que surgen en la copropiedad ante las entidades competentes.
- Llevar control documental.
- Realizar gestiones para el cumplimiento de la ley de manejo de datos personales. Realizar las gestiones para el cumplimiento del SG - SST
